Ya vimos cómo hacer una factura. Pero ahora nuestra propuesta es aprender a llevar una facturación online. Las facturas digitales implican un ahorro anual del 1,5% del PIB y numerosas ventajas para la gestión de la contabilidad. La facturación electrónica se impone cada vez más en el sector administrativo. La sustitución del papel por documentos informáticos agiliza las gestiones de cobro y abarata sus costes de modo considerable, por lo que en un futuro todas las empresas y profesionales se deberán de adaptar a las nuevas tecnologías ya que será obligatorio para expedir recibos a numerosas administraciones públicas.

España se emiten 4.500 millones de facturas cada año.

Eliminar esos impresos de papel y pasarlos a soporte digital supone un ahorro potencial de 15.000 millones de euros anuales para el conjunto del país. Sin embargo, todavía algunos clientes dudan acerca de los beneficios de este cambio, así como sobre su funcionamiento y garantías.

- Las facturas electrónicas equivalen a las tradicionales. Son documentos tributarios y tienen el mismo valor legal.
- La principal diferencia es el cambio de soporte, ya que deja de utilizarse el papel, siendo ecológicos y más respetuosos con el medio ambiente.
- La empresa que emite la factura genera un documento informático que pone a disposición del cliente vía email o descargable desde una web.
- El método de envío también es diferente. En vez de recibir un sobre en el buzón, el usuario recibe un correo electrónico con su factura o puede obtenerla en su ordenador desde el portal de la empresa en Internet.
- Para considerarse una factura digital (e-factura) legal debe cumplir tres condiciones: Ser un documento informático, enviarse de manera telemática (de un ordenador a otro), el método de envío y el tipo de archivo deben garantizar la integridad y la autenticidad del documento.

Además, normalmente para garantizar la autenticidad y la validez de una factura digital, se rubrica con una firma digital registrada. Se trata de una marca que avala la integridad del documento. Lo recomendable es que estas facturas digitales se reciban como archivos PDF o como imágenes (extensión jpg) para que no se puedan modificar, pero también sirven si son emitidas en excel o word.

Es importante recordar que las facturas electrónicas deben contener los mismos elementos que las tradicionales: Número, fecha, razón social de quien la emite y quien la recibe, NIF identificativo fiscal, domicilios de ambas partes, descripción de las operaciones, tipo impositivo, cuota tributaria y fecha de prestación del servicio.